Tapahtumien tietosuojaseloste
Suomen CP-liitto ry:n tapahtumarekisterin tietosuojaseloste
Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 2.9.2019
Rekisterin nimi
Suomen CP-liitto ry:n tapahtumarekisteri
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen CP-liitto ry, Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: talouspäällikkö Jarmo Sundström
Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Suomen CP-liiton järjestämille tapahtumille ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään sujuvien tapahtumajärjestelyiden sekä Suomen CP-liitto ry:n ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi. Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn suostumukseen.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
• nimi
• syntymäaika
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• erityisruokavalio ja allergiat
• lääkitystä vaativat sairaudet
• apuvälineet ja avustaminen
• erityistarpeet tapahtumaa koskien
• huoltajan tai lähiomaisen yhteystiedot
Tapahtumaan osallistumiseen liittyviä tietoja, kuten:
- tapahtumaa koskevat tiedot
- kuvauslupaa koskevat tiedot
- majoitustiedot (kuten majoittumiseen liittyvät valinnat ja toiveet)
- kulkemiseen liittyviä tietoja (kuten yhteiskuljetukseen tai matkalipputoiveisiin liittyvät
tiedot) - maksamiseen liittyviä tietoja (kuten tapahtuman maksajan nimi ja laskutustiedot)
- rekisterinpitäjän tekemiä tapahtumaan liittyviä huomioita
• muut rekisteröidyn itse antamat lisätiedot
Erityiset henkilötietoryhmät
Rekisteriin voidaan tallentaa rekisteröidyn terveyteen liittyviä tietoja tapahtumaan osallistumisen turvallisuuden takaamiseksi. Tiedot rekisteröidyn erityisruokavalioista ja allergioista sekä lääkitystä vaativista sairauksista saatetaan kerätä, jotta rekisteröidylle osataan tapahtuman aikana tarjota asianmukaista ravintoja tai tarvittaessa antaa tapahtuman aikana asianmukaista ensiapua.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman toteuttamiseksi. Maksuttomien tapahtumien osallistujien henkilötiedot poistetaan viimeistään neljän kuukauden kuluttua tapahtuman päättymisestä. Maksullisten tapahtumien osallistujien tiedot poistetaan nimi- ja yhteystietoja lukuun ottamatta neljän kuukauden kuluessa tapahtuman päättymisestä. Osallistujien nimi- ja yhteystiedot sekä mahdollinen muu kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuuden vuoden ajan sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Tietojen luovuttaminen ja siirto: Henkilötietoja ei luovuteta muille rekisterinpitäjille. Suomen CP-liitto ry voi käyttää henkilötietoja käsitteleviä alihankkijoita sen ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Tällaiset alihankkijat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Suomen CP-liitto ry:n lukuun, eikä tietoja luovuteta alihankkijoiden omaan käyttöön.
Tietojen luovuttaminen ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Suomen CP-liitto ry voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi; tai
- henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietoturva
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- tai luottamustehtävien hoitamiseksi. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä. Henkilötietojen säilyttämistä paperilla vältetään. Suomen CP-liiton ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot lähetetään salattuna sähköpostina.
Rekisteröidyn oikeudet
Henkilöllä, jota rekisterin tiedot koskevat, on oikeus:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen CP-liitto ry:n käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:
– tietojen käsittely perustuu suostumukseen
– tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa
– henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoitus varten, joihin ne alun perin kerättiin - peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseinen henkilö on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen CP-liitto ry:lle, Suomen CP-liitto ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Suomen CP-liitto ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tulee tehdä sähköpostitse tai kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa