Tapahtumien tietosuojaseloste

Suomen CP-liitto ry:n tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 2.9.2019

Rekisterin nimi

Suomen CP-liitto ry:n tapahtumarekisteri

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomen CP-liitto ry, Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: talouspäällikkö Jarmo Sundström

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Suomen CP-liiton järjestämille tapahtumille ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään sujuvien tapahtumajärjestelyiden sekä Suomen CP-liitto ry:n ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi. Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
• nimi
• syntymäaika
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• erityisruokavalio ja allergiat
• lääkitystä vaativat sairaudet
• apuvälineet ja avustaminen
• erityistarpeet tapahtumaa koskien
• huoltajan tai lähiomaisen yhteystiedot

Tapahtumaan osallistumiseen liittyviä tietoja, kuten:

• tapahtumaa koskevat tiedot
• kuvauslupaa koskevat tiedot
• majoitustiedot (kuten majoittumiseen liittyvät valinnat ja toiveet)
• kulkemiseen liittyviä tietoja (kuten yhteiskuljetukseen tai matkalipputoiveisiin liittyvät
  tiedot)
• maksamiseen liittyviä tietoja (kuten tapahtuman maksajan nimi ja laskutustiedot)
• rekisterinpitäjän tekemiä tapahtumaan liittyviä huomioita
  • muut rekisteröidyn itse antamat lisätiedot

Erityiset henkilötietoryhmät

Rekisteriin voidaan tallentaa rekisteröidyn terveyteen liittyviä tietoja tapahtumaan osallistumisen turvallisuuden takaamiseksi. Tiedot rekisteröidyn erityisruokavalioista ja allergioista sekä lääkitystä vaativista sairauksista saatetaan kerätä, jotta rekisteröidylle osataan tapahtuman aikana tarjota asianmukaista ravintoja tai tarvittaessa antaa tapahtuman aikana asianmukaista ensiapua.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman toteuttamiseksi. Maksuttomien tapahtumien osallistujien henkilötiedot poistetaan viimeistään neljän kuukauden kuluttua tapahtuman päättymisestä. Maksullisten tapahtumien osallistujien tiedot poistetaan nimi- ja yhteystietoja lukuun ottamatta neljän kuukauden kuluessa tapahtuman päättymisestä. Osallistujien nimi- ja yhteystiedot sekä mahdollinen muu kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuuden vuoden ajan sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Tietojen luovuttaminen ja siirto: Henkilötietoja ei luovuteta muille rekisterinpitäjille. Suomen CP-liitto ry voi käyttää henkilötietoja käsitteleviä alihankkijoita sen ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Tällaiset alihankkijat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Suomen CP-liitto ry:n lukuun, eikä tietoja luovuteta alihankkijoiden omaan käyttöön.

Tietojen luovuttaminen ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Suomen CP-liitto ry voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi; tai
• henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
  Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.
  Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
  

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietoturva

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- tai luottamustehtävien hoitamiseksi. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä. Henkilötietojen säilyttämistä paperilla vältetään. Suomen CP-liiton ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot lähetetään salattuna sähköpostina.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä, jota rekisterin tiedot koskevat, on oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen CP-liitto ry:n käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:
  – tietojen käsittely perustuu suostumukseen
  – tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa
  – henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoitus varten, joihin ne alun perin kerättiin
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseinen henkilö on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen CP-liitto ry:lle, Suomen CP-liitto ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Suomen CP-liitto ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tulee tehdä sähköpostitse tai kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa