CP-liiton suunnittelijat jakavat omat ja yhdistyksiltä opitut parhaat vinkit onnistuneen tapahtuman järjestämiseen.
Voit kuunnella jutun luettuna tästä.
Tapahtumaa suunnitellessa on hyvä lähteä liikkeelle siitä, kenelle tapahtuman haluaa suunnata. Haluatteko tarjota lapsiperheille hengähdystauon arjesta? Aikuisille mukavaa yhteistä tekemistä vertaisten kanssa? Kutsuisitteko päättäjät nuotion äärelle keskustelemaan? Tapahtumat voivat pitää sisällään lähes mitä vain, eli suunnitteluvaiheessa mielikuvitus saa lentää!
Kun tapahtuman kohderyhmä ja tarkoitus ovat selvillä, on aika miettiä ohjelmaa ja tekijöitä.
Heti alkuvaiheessa on hyvä käydä läpi, mitä kaikkea pitää hoitaa ennen tapahtumaa ja kuka on vastuussa mistäkin. Kuka vastaa tarjoiluista, kuka kutsuu osallistujat mukaan, kuka on yhteyshenkilö ja pitää kaikki langat käsissään? Kuka kuvaa tapahtumassa?
Kun ohjelma on päätetty, siirrytään tapahtuma-ajan ja -paikan suunnitteluun. Milloin ihmiset pääsevät parhaiten paikalle, pidetäänkö tapahtuma arkipäivänä työajalla vai viikonloppuna?
Esteettömyys asettaa paikalle omat kriteerinsä. CP-liiton suunnittelijat Merja Partanen ja Teija Ritvanen suosittelevat aina vierailemaan tapahtumapaikalla, jos kohde on entuudestaan tuntematon.
Budjetti kokoon
Cp-yhdistykset voivat hakea tapahtumiinsa taloudellista tukea CP-liitolta jäsenjärjestöavustuksena. Myös monet kaupungit tai hyvinvointialueet jakavat avustuksia kulttuurin ja liikunnan tukemiseen. Yhdistyksenne voi saada sekä CP-liiton jäsenjärjestöavustuksen että hyvinvointialueen myöntämän avustuksen, jos ne käytetään eri tarkoituksiin.
Lisäksi on mahdollista hakea itse sponsoreita tapahtumalle. Sponsoreilta voi esimerkiksi pyytää apua ruuan tarjoamiseen tapahtumassa. Kun lähestyt mahdollista sponsoria, muista aina ensin esitellä itsesi ja yhdistyksenne toiminta. Kerro mihin tarkoitukseen eli millaiseen tapahtumaan haet tukea. Jos taho on itsellesi tuttu, soita yhteyshenkilöllesi suoraan.
Tapahtuma nollan euron budjetilla? Tämäkin onnistuu! Partasen mukaan monet tapahtumista pitävät sisällään osallistujalle pienen omavastuuosuuden, jolla saatte kasaan esimerkiksi ruokailua varten tarvittavat rahat. Ilmaisia tapahtumapaikkoja voivat olla esimerkiksi kaupungin leikkipuistot tai kerhotilat.
Mistä tapahtumaan osallistujia?
Kun olette lyöneet tapahtuma-ajan ja -paikan lukkoon, on aika levittää sanaa tapahtumastanne. Markkinointi suunnitellaan sen mukaan, kenelle tapahtumanne on suunniteltu. Henkilökohtainen kutsu on yleensä paras tapa tavoittaa ihmiset.
Cp-yhdistykset yleensä jakavat tietoa tapahtumistaan jäsenkirjeiden ja yhdistysten omien verkkosivujen kautta. Kannattaa myös laittaa tapahtumasta ilmoitus oman yhdistyksen sosiaalisen median kanaville.
Kun teette ilmoitusta tai mainosta tapahtumaanne, merkitkää siihen selvästi ainakin nämä tiedot:
– mitä tapahtuu, milloin ja missä, kenelle tapahtuma on suunnattu
– miten tapahtumaan ilmoittaudutaan
– keneltä saa lisätietoja tapahtumasta.
Tapahtumailmoitus pitää myös sisällään tapahtumapaikan esteettömyystiedot sekä sen, miten paikan päälle saavutaan. Myös omavastuuosuus tulee mainita ilmoituksessa.
Haluatteko tavoittaa aivan uutta väkeä toimintaanne? Vinkatkaa tapahtumasta paikallislehteen! Jos tapahtuman markkinointi mietityttää, voitte olla yhteydessä CP-liiton viestintään.
Tapahtumapäivän huumaa
Tapahtumapaikalla on hyvä varata runsaasti aikaa etukäteisjärjestelyihin. Muistuta vielä itseäsi ennen osallistujien tuloa, mistä löytyy sammutuspeite ja minne olla yhteydessä, jos jotain sattuu.
Vilkaise tapahtumapaikkaa osallistujien silmin: ovatko tarvittavat opasteet selkeästi esillä, onko sovitut ruoka-aineallergiat otettu tarjoiluissa huomioon?
Kun tapahtuma alkaa ja ihmiset saapuvat, on Partasella ja Ritvasella selkeä ohje: huomioi jokainen. Kohdatkaa ihmiset rauhassa, ottakaa aikaa kohtaamiselle ja keskusteluille.
– Tervehdi kaikkia, kysäise miten on mennyt. Ei tietenkään väkisin, mutta niin, että jokaiselle tulee olo, että juuri hänet on huomattu ja otettu mukaan, Partanen muistuttaa.
Tapahtumapäivänä kuvausvastaavanne saa loistaa. Tapahtumasta otetuilla kuvilla voitte välittää päivän tunnelmaa myös tapahtuman jälkeen. Ketään ei tietenkään saa kuvata ilman lupaa.
Partanen ja Ritvanen tietävät, että kun tapahtuma on suunniteltu hyvillä mielin ja innolla, se myös näkyy osallistujille. Kun eri tilanteisiin on varauduttu etukäteen, on myös järjestäjien helpompi nauttia päivästä.
Yllätyksiä voi aina tulla ja todennäköisesti tuleekin. Monia asioita voi ennakoida ja etukäteen miettiä miten toimitaan, mutta joustava asenne pelastaa paljon. Yllätyksienkin takia on tärkeää, että tapahtumaa on järjestämässä useampi ihminen.
Tapahtuman jälkeen
Kun ohjelma on ohi, on aika lausua osallistujille kiitos mukaan tulemisesta.
– Kaikissa tapahtumissa tämä ei tietenkään ole tarpeen, mutta usein on hyvä vielä kokoontua yhteen, kiittää ja sanoa heipat mukana olleille, Partanen toteaa.
Sitten vapaaehtoisten on aika hengähtää. Jos suinkin mahdollista, ottakaa vielä järjestämisporukan kanssa yhteinen oma hetki, jossa käytte läpi, miten tapahtuma sujui. Jos jotakin on sattunut tapahtuman aikana, nyt on oikea hetki käydä tilanne rauhassa läpi.
Osallistujilta on tärkeää kerätä palautetta suullisesti tai kirjallisesti. Joskus on tarpeen miettiä, mitä ensi kerralla tekisi toisin. Jos siihen ei riitä voimavaroja heti tapahtuman jälkeen, voi tapahtuman läpi käymiseen varata myös ajan toiselle päivälle.
Ritvanen ja Partanen korostavat sitä, miten ison puserruksen takana tällaiset tapahtumat ovat: ne vaativat kuukausien suunnittelua, ja kaikki on vapaaehtoisvoimin järjestettyä.
– Mielestäni tärkeintä on aina se, että tapahtuma olisi tuonut iloa niin järjestäjien kuin osallistujille elämään, Partanen summaa.
Teksti ja kuva: Elisa Kaartinen
