Yhdistyksen jäsenyys

Tämä on henkilötietolain sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste yhdistysten jäsenyyden osalta.

Laatimispäivämäärä 2.9.2019, päivitetty 17.4.2023

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Suomen CP-liitto ry, Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa on toiminnanjohtaja Juha Lappalainen.  

Rekisterissä käsitellään Suomen CP-liiton jäsenyhdistysten henkilöjäsenyyksiin liittyviä tietoja.  Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

2. Käsiteltävät henkilötiedot

• nimi
• syntymäaika
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• äidinkieli
• vammaan liittyvät tiedot
• huoltajan tai lähiomaisen yhteystiedot
• yhteyshenkilön nimi
• luottamustehtävät ja ansiomerkit
• muut rekisteröidyn itse antamat lisätiedot 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on yhdistyslain 11§. Yhdistyksen hallituksen on pidettävä luetteloa jäsenistään. Suomen CP-liitto ry:n jäsenjärjestöt ovat ulkoistaneet jäsenrekisterinsä ylläpidon Suomen CP-liitto ry:lle. Henkilötietoja voidaan käyttää muun muassa seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• jäsentietojen ylläpitoon ja jäsenmaksun laskutukseen
• CP-lehden postitukseen
• jäsenpalveluiden tarjoamiseen
• jäsenpalautteen tyytyväisyystietojen keräämiseen ja käsittelyyn
• viestintään ja yhteydenpitoon
• Suomen CP-liiton palvelujen kehittämiseen ja tuottamiseen

Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin. 

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn suostumukseen. 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään. Hän antaa tietoja CP-liiton verkkosivuilla jäsenhakemuslomakkeella jäsenyhdistyksen jäseneksi liittymiseksi tai yhteystietojen päivittämiseksi.

Rekisteritietoja päivitetään myös jäseniltä puhelimitse, postitse ja sähköpostitse saatujen tietojen mukaan.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Suomen CP-liitto ry säilyttää henkilötietoja jäsenrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja CP-liiton välisen jäsenyyden voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritellään rekisteröidyn viimeisestä jäsenmaksusta tai jäsenen jäsenyyden irtisanomisilmoituksen perusteella. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään kolme vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan.

6. Tietojen luovuttaminen ja siirto

Henkilötietoja ei luovuteta muille rekisterinpitäjille.

Suomen CP-liitto ry voi käyttää henkilötietoja käsitteleviä alihankkijoita sen ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Tällaiset alihankkijat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Suomen CP-liitto ry:n lukuun, eikä tietoja luovuteta alihankkijoiden omaan käyttöön. 

7. Tietojen luovuttaminen ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Suomen CP-liitto ry ja sen jäsenyhdistykset eivät luovuta jäsenrekisterissä olevia salassa pidettäviä tietoja ulkopuoliseen käyttöön. Henkilöstöä koskee salassapitovelvollisuus. Muita tietoja luovutaan vain rekisteröidyn antamalla kirjallisella suostumuksella tai luovuttamiseen oikeuttavan velvoittavan lainsäädännön perusteella.

Jäsenrekisteristä luovutetaan jäsenen yhteystiedot hänen antamalla suostumuksellaan alihankkijalle jäsenlehden, jäsentiedotteen ja kurssiesitteen postitusta varten.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietoturva

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta.

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- tai luottamustehtävien hoitamiseksi. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä. 

Henkilötietojen säilyttämistä paperilla vältetään. 

Suomen CP-liiton ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot lähetetään salattuna sähköpostina.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä, jota rekisterin tiedot koskevat, on oikeus:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

 – saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen CP-liitto ry:n käsittelemät henkilötiedot

 – vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

– vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun

  o tietojen käsittely perustuu suostumukseen

  o tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa

o henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoitus varten, joihin ne alun perin kerättiin

– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen 

– saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseinen henkilö on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen CP-liitto ry:lle, Suomen CP-liitto ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti

– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista

– tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Suomen CP-liitto ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

10. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tulee tehdä sähköpostitse tai kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. 

11. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa