Tietosuojaseloste CP-liiton ilmoituskanava

Suomen CP-liitto ry
Seloste henkilötietojen käsittelystä: CP-liiton ilmoituskanava

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄN YHTEYSTIEDOT

Juha Lappalainen ja Eeva-Liisa Kiviniemi
Suomen CP-liitto ry, y-tunnus 0202104-0
Malmin kauppatie 26
00260 Helsinki
Puhelin: 09 5407540

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Juha Lappalainen, toiminnanjohtjaja
Malmin kauppatie 26, 2. krs., 00700 Helsinki
Sähköposti: juha.lappalainen@cp-liitto.fi
Puhelin 0440 199 687.

REKISTERIN NIMI

Suomen CP-liitto ry:n ilmoituskanava

Käsittelyn oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oikeusperusteena on ilmoituksen sisällön perusteella joko: – lakisääteinen velvoite (direktiivin alainen ilmoitettu tieto) tai – oikeutettu etu (direktiivin ulkopuolinen ilmoitettu tieto). Tietojen käsittely perustuu ilmoittajansuojalakiin sekä ns. ”whistleblowdirektiiviin” ja niitä käsitellään väärinkäytösten, rikosten ja vastaavien ehkäisemiseksi sekä tutkimiseksi.

Oikeutetun edun peruste

Oikeutetun edun perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn merkityksellinen suhde: ilmoittaja on joko omaa henkilöstöä tai muuten WB -direktiivin mukainen sidosryhmäläinen suhteessa rekisterinpitäjään.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Ilmoitettavan nimi sekä muuta ilmoitettavan toimintaan liittyvää tietoa sekä ilmoittajan nimi, mikäli ilmoitusta ei ole tehty anonyymisti. Käsittelyyn voi liittyä korkea riski annettavasta tiedosta johtuen.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän nimeämä henkilöstö sekä syvempää tutkintaa vaadittaessa siihen dedikoitu ulkoistuskumppani, jonka GDPR- valmiudet on tarkastettu ja jonka kanssa on tehty artikla 28 -mukaiset muut toimenpiteet. Tietoja voidaan myös luovuttaa poliisille tai muulle viranomaiselle tilanteessa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.

Suostumus

Käsittely perustuu oikeutettuun etuun sekä lakisääteiseen velvoitteeseen, suostumusta ei tarvita.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja: Ilmoittajan nimi – Ilmoituksen kohteen nimi – Ilmoituksen aiheena olevaa ilmoittajan antamaa tietoa. Henkilötietoja, joilla selvästi ei ole merkitystä tietyn ilmoituksen käsittelyn kannalta, ei kerätä, tai jos niitä kerätään vahingossa, ne poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään eli ilmoittajalta.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilörekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin se on rekisterinpitäjän mahdollisen syyttömyystodistuksen kannalta välttämätöntä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille muuta kuin syvemmissä tutkintatilanteissa valikoiduille, GDPR- kelpoisille toimijoille, joiden kanssa on toteutettu artikla 28 mukaiset toimenpiteet.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ilmoituskanavarekisteriin liittyvä aineisto on pääasiallisesti sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään pääasiassa sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin asian käsittely, valvominen tai muu ilmoitukseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Jos ilmoittamiseen käytetään puhelinlinjaa tai muuta ääniviestijärjestelmää, joka ei nauhoita keskustelua, on rekisterinpitäjällä oikeus dokumentoida suullinen ilmoitus manuaalisesti ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilöstön jäsenen keskustelusta kirjoittaman tarkan pöytäkirjan muodossa. Ilmoittavalla henkilöllä on tällöin mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan keskustelusta laadittu pöytäkirja. Manuaalisesti laadittu pöytäkirja tallennetaan allekirjoituksen jälkeen sähköiseen muotoon ja alkuperäinen manuaalinen dokumentti hävitetään.

Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Ilmoituksen kohteena olevalla rekisteröidyllä ei ole tarkastusoikeutta tietoihin, jos tietojen antaminen voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä. Jos ilmoittamiseen käytetään puhelinlinjaa tai muuta ääniviestijärjestelmää, joka ei nauhoita keskustelua, on rekisterinpitäjällä oikeus dokumentoida suullinen ilmoitus ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilöstön jäsenen keskustelusta kirjoittaman tarkan pöytäkirjan muodossa. Ilmoittavalla henkilöllä on tällöin mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan keskustelusta laadittu pöytäkirja.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyillä ei ole oikeutta siirtää tietoja, jos tietojen antaminen voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä, käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu tai se saattaisi vaarantaa ilmoittajansuojan.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Ilmoittajalla on mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan esimerkiksi keskustelusta laadittu selostus. Korjauspyyntö voidaan myös evätä. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset, kunhan se ei haittaa epäiltyjen rikkomusten selvittämistä tai vaaranna ilmoittajansuojaa. Tällöin käsittelyä rajoitetaan, kunnes rekisterinpitäjä on varmistanut tietojen paikkansapitävyyden.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyillä ei ole oikeutta vastustaa käsittelyä, jos se voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä tai se mahdollisesti vaarantaisi ilmoittajansuojan.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voi tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä, ellei tämä voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä tai mahdollisesti vaarantaa ilmoittajansuojan.